Solution proposée

Modules logiciels visés

Une liste de modules est incluse dans le bon de commande en vertu de l'article 3. La portée de ces modules est prise en compte et tous les modules non énumérés ne seraient pas inclus dans la portée de ce projet.

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Approche des services : Méthodologie de mise en œuvre express

Le gestionnaire de projet Synerion dirigera l'équipe de projet du client dans le cadre de plusieurs ateliers de conception qui mapperont les exigences des clients aux caractéristiques de la solution Synerion. Une fois les séances de conception terminées, Synerion fournira un environnement de test et des rapports de test pour les règles de paye, afin de permettre au client de valider que la solution Synerion est configurée pour répondre à ses besoins.

Une fois validé, l'environnement client sera transféré aux tâches de déploiement, de configuration finale, de test final et de formation.

Exemple de calendrier

Portée expresse du projet et hypothèses :

Cet énoncé de travail énonce les hypothèses formulées pour estimer les heures de services professionnels nécessaires à la mise en œuvre de la solution. Si vos exigences diffèrent des hypothèses de la solution de base, veuillez vous assurer que cela figure dans le formulaire de commande avant d'exécuter l'entente afin de vous assurer qu'un budget de services précis est inclus.

Si la solution ou les hypothèses définies dans le présent document changent, Synerion et le client examineront et ajusteront la portée et le budget du projet en conséquence au moyen de procédures normalisées de contrôle des changements de Synerion.

Hypothèses de la solution de base

Nombre d'employés : Selon le bon de commande

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Nombre de sites : <10

Nombre de pays : 2 ou moins (Canada et États-Unis)

Nombre d'États/provinces : <10

Nombre de langues pour la formation : 1- anglais

Langues requises pour la configuration du système:1- Anglais

Interface employé : 1 ou moins

Interface de paie : 1 ou moins

Autre interface : 0

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Éléments supplémentaires ou spéciaux inclus dans le champ d'application

Si le client a des exigences critiques qui sont requises pour que ce projet soit couronné de succès, il doit les inclure dans le formulaire de commande Synerion pour être pris en compte dans la portée.

Hypothèses supplémentaires

• Le client désignera un gestionnaire de projet qui sera le point de contact unique avec le gestionnaire de projet Synerion.
• Les rapports personnalisés, sauf indication contraire dans le présent document, ne sont pas visés.
• Le client est responsable de l'élaboration de ses politiques de gestion de la main-d'œuvre.
• Le client est responsable de la gestion des communications et du changement pour son organisation.
• L'équipe de projet du client respectera le calendrier et les responsabilités du projet.
• Le client accepte de participer et de livrer toute la documentation requise pour les ateliers de conception dans le délai convenu afin de respecter la date de mise en service convenue.
• Le client s'engage à respecter les échéanciers du projet. Les retards dans le projet peuvent entraîner un ordre de modification pour des heures supplémentaires de gestion de projet.
• Synerion dispose d'un moteur de règles robuste construit au cours de plus de 35 ans d'activité. Il existe des dizaines de milliers de combinaisons de règles possibles que Synerion prend en charge dans les régions du monde entier. En plus de la fonctionnalité prédéfinie, Synerion a également la capacité de programmer des règles personnalisées qui sont configurées au moyen d'une configuration avancée. Cet énoncé de travail et ce devis supposent que toutes les règles du client sont prises en charge par notre moteur de règles normales, sauf indication contraire dans cette section. Si vous avez des questions sur la question de savoir si une règle spécifique serait prise en charge ou non pour votre organisation, veuillez envoyer les détails à Synerion pour évaluation.

Essais et validation avant la mise en service

• Au cours de la phase de mise à l'essai du projet, Synerion produira des documents de cas d'essai pour aider les clients à comprendre la règle de paye et la configuration du système.
• Le client est responsable de valider que la configuration du système et les résultats de la paie respectent ses exigences opérationnelles, politiques et de conformité.
• Le client et Synerion conviennent que la configuration du système sera testée et validée avant la mise en service à l'aide d'activités de test et/ou de cycles de paie hors production (y compris la paie d'essai ou parallèle, le cas échéant).
• Le client fournira des données d'essai représentatives, examinera et comparera les résultats calculés par rapport aux résultats attendus et confirmera l'achèvement de la validation avant la mise en service.

Le-mise en service, acceptation de la configuration et transition vers le support

• Après avoir terminé les tests et la validation avant la mise en service, le client traitera deux (2) cycles de paie en direct consécutifs à l'aide de Synerion pour la gestion du temps et/ou de la main-d'œuvre (la « période de confirmation en direct »).
• En supposant qu'il n'y ait aucun problème en suspens empêchant le traitement exact de la paie à la fin de la période de confirmation en direct, la configuration utilisée dans ces listes de paie en direct, telle que validée précédemment par le client, sera considérée comme la base de référence acceptée. À ce stade, le projet passera de la mise en œuvre au soutien. Toute autre modification apportée aux règles, à la configuration ou aux exigences sera traitée soit par l'entremise de l'Assistance (voir le SLA pour plus de détails), soit sous forme de demande de modification distincte.

Résolution des problèmes pendant le test et la confirmation en direct

• Pendant les tests et la validation avant la mise en service, Synerion travaillera avec le client pour résoudre les problèmes qui ont une incidence sur les calculs corrects de la paie, dans le cadre du présent énoncé des travaux.
• Les problèmes relevés au cours des deux premiers cycles de paie en direct liés à la configuration convenue seront également traités comme des défauts lorsqu'ils empêchent le traitement exact de la paie.
• Les changements qui reflètent de nouvelles exigences, des changements de politiques ou des changements de préférences (plutôt que des défauts) peuvent nécessiter des efforts supplémentaires et seront traités dans le cadre du processus de gestion du changement.

Planification du projet, pauses et remobilisation

• Retards et pauses axés sur le client
  Si le client retarde les activités, les décisions ou les livrables exigés du client pendant plus de dix (10) jours ouvrables consécutifs, le projet peut être considéré comme « en attente » à la discrétion de Synerion.
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• Incidence sur les échéanciers et les estimations
  Le programme de travail Synerion prévoit le recours à l'équipe de gestion de projet pendant l'échéancier fourni. Lorsqu'un projet est mis en attente à la demande du client ou en raison de retards du client, Synerion peut ne pas être en mesure de respecter le calendrier initial. Lors de la réactivation, Synerion peut replanifier le projet et fournir des échéanciers à jour et, le cas échéant, une estimation actualisée des efforts restants.

• Effort de remobilisation
  Une pause dans le projet peut nécessiter des efforts supplémentaires de gestion de projet et de consultation pour la remobilisation (par exemple : replanification des activités, révision des décisions de configuration et de conception, intégration ou réalignement des ressources). Cet effort de remobilisation n'est pas visé par le présent énoncé des travaux et peut être facturé en fonction du temps et du matériel ou être traité au moyen d'une ordonnance de modification.
• Disponibilité des ressources
  À la suite d'une pause axée sur le client, Synerion ne peut pas garantir les mêmes membres de l'équipe de projet ou la même allocation de ressources que celle prévue à l'origine. Les affectations des ressources seront basées sur la disponibilité au moment de la réactivation.

Modèle de déploiement et déploiements basés sur les vagues

• Hypothèse du modèle de déploiement
  Les efforts et les frais de ce SOW sont basés sur un seul déploiement (le « déploiement initial ») et sont mis en service pour tous les groupes d'employés, les emplacements et les unités opérationnelles de la portée, et ne comprennent pas les déploiements échelonnés ou basés sur des vagues.
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• Si le client a besoin d'un déploiement par ondes ou par étapes (par exemple, des périodes de mise en service distinctes par site, division, groupe syndical ; ou des activités répétées de conception, de configuration, de test, de formation et de coupure pour différents groupes à des moments différents), ce travail nécessitera un ordre de changement distinct et/ou un énoncé de travail distinct. La prise en charge des vagues de déploiement ultérieures, y compris la planification du déploiement, les extensions de configuration, la migration des données et l'hypersoin pour les groupes nouvellement intégrés, sera étendue et tarifée séparément.

• Ajout de nouveaux groupes après le déploiement initial
  L'intégration de groupes d'employés, d'emplacements, d'unités commerciales ou d'entités juridiques supplémentaires après le déploiement initial (y compris les règles nouvelles ou modifiées, les politiques de paye ou les intégrations requises pour ces groupes) n'est pas incluse dans le présent mandat d'emploi et nécessitera un ordre de changement.

Interfaces

Cette mise en œuvre comprend 1 interface ou moins. Lorsque Synerion fournit des données par l'intermédiaire d'une interface à un système autre que SYNERION, Synerion fournit un fichier d'exportation en fonction de la disposition des fichiers et du contenu des données spécifiés par le client. Il incombe au client ou à la tierce partie d'importer ce fichier de données pour mettre à jour la base de données appropriée. Dans le cas des importations d'employés, il incombe au client de mettre les données sources à la disposition de Synerion dans le format convenu.

Services de formation

L'environnement de formation et le matériel de formation pour la formation initiale seront fournis par Synerion.

Politiques de mobilisation des services professionnels

Généralités

• Tous les travaux des Services professionnels seront effectués pendant les heures normales de bureau, de 8 h 30 à 17 h HNE du lundi au vendredi.
• Synerion exige un avis pour l'annulation ou le réhoraire du personnel de Synerion. Le client sera facturé pour ne pas avoir satisfait aux exigences de notification suivantes :
• Dans les 48 heures, 50 % des frais prévus sont facturés pour les travaux prévus.
• Dans les 24 heures — 100 % des frais prévus sont facturés pour les travaux prévus.

Processus de commande de modification

• Les modifications apportées à l'énoncé de travail signé seront gérées par le gestionnaire de projet Synerion et donneront lieu au lancement du processus de demande de modification.
• Une modification apportée aux livrables du projet, au temps alloué ou au calendrier déclenche le processus d'ordre de modification.
• Le dernier énoncé des travaux autorisé, y compris tout ordre de modification déjà approuvé, prévaudra jusqu'à ce qu'il soit modifié par une ordonnance de modification approuvée ultérieurement.

Voyages

• Le client est responsable de tous les frais de déplacement, y compris le temps de déplacement, les frais de kilométrage et tous les autres frais de déplacement.

Comportement contraire à l'éthique

Les employés, fournisseurs, partenaires et diverses autres parties intéressées peuvent signaler anonymement toute forme de comportement contraire à l'éthique ou immoral en appelant le numéro de bureau (877) 816-8463 poste 425 qui peut inclure, sans s'y limiter :
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• Manquement à une obligation légale (p. ex. procédures de sécurité/obligations de l'organisation)
• Maltraitance professionnelle et conduite contraire à l'éthique
• Actions délibérées qui mettent la santé et la sécurité d'une personne en danger
• Violation potentielle des exigences légales et/ou infraction criminelle
• Violation de la vérification, du code de conduite ou des autres politiques ou règlements applicables de l'organisation.

Toute partie qui soulève des préoccupations au sujet d'un comportement contraire à l'éthique ou immoral, que l'incident soit survenu, se produise ou se produirait, est assujettie aux lois sur la divulgation et la protection du public. L'identité de tous les divulgateurs et témoins sera protégée contre la victimisation. Les renseignements créés ou obtenus dans le cadre d'une enquête sur une divulgation sont protégés en vertu de la loi sur la protection des données des juridictions pertinentes. Bien que les parties ne soient pas encouragées à soulever des préoccupations de manière anonyme, car cela entrave le processus d'enquête et la crédibilité de l'information, elles peuvent le faire si cela leur permet de parler ouvertement. Toutes les préoccupations seront traitées équitablement et de manière appropriée, étant donné qu'elles respectent les conditions susmentionnées. La partie sera informée de l'état d'avancement des renseignements et de l'échelle de temps ; toutefois, la confidentialité peut restreindre les détails de l'enquête et toute mesure disciplinaire est prise.

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