Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 18 juillet 2025

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Synerion (ou »nous» ou »nous») s'engage à protéger la confidentialité des renseignements de ses clients et des renseignements personnels de ses employés et de ses sites Web ou utilisateurs d'applications mobiles. Par conséquent, Synerion a mis en œuvre une politique de confidentialité fondée sur des principes de confidentialité communément acceptés afin de respecter ou de dépasser les réglementations en matière de protection de la vie privée dans les juridictions dans lesquelles nous exerçons nos activités.

Notre politique de confidentialité est conçue pour aider nos utilisateurs, nos clients et les employés de nos clients (collectivement,vous») comprendre comment nous recueillons et utilisons les renseignements personnels identifiables (»Renseignements personnels») que vous nous fournissez et pour vous aider à prendre des décisions éclairées lorsque vous utilisez nos sites Web — www.synerion.com — et nos applications mobiles (ensemble les »Sites»), et les services.

Veuillez lire attentivement cette politique de confidentialité. En tirant parti de nos produits logiciels de gestion de la main-d'œuvre sur le Web et des produits et services connexes (le »Services») et en visitant ou en utilisant nos sites, ou en nous fournissant autrement vos renseignements personnels, vous consentez par la présente à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels conformément aux modalités de la présente Politique de confidentialité, telles qu'elles peuvent être modifiées de temps à autre. Cette politique de confidentialité peut changer, alors veuillez vérifier les mises à jour.

Si vous ne consentez pas aux pratiques décrites dans la présente Politique de confidentialité, vous ne pouvez pas continuer à utiliser nos Sites ou nos Services.

1. Responsabilité

La présente Politique de confidentialité s'applique à tous les renseignements personnels que Synerion traite sous la direction de ses clients lors de l'utilisation de nos Services et que vous nous fournissez lorsque vous utilisez nos Sites.

Nous n'échangons pas, ne vendons ni ne louons les renseignements personnels qui nous sont confiés.

Nos Services ne s'adressent pas aux enfants et nous ne recueillons ni ne conservons sciemment des informations de toute personne de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, n'utilisez pas et ne fournissez pas de renseignements personnels sur les Sites. Si nous sommes avisés ou découvrons qu'un enfant de moins de 14 ans nous a soumis des renseignements personnels, nous prendrons des mesures raisonnables pour supprimer ces renseignements.

Synerion agit à titre de responsable du traitement des renseignements personnels qu'elle traite pour le compte de ses clients. Les clients contrôlent les données traitées et décident si les renseignements personnels (y compris les renseignements sensibles) sont saisis ou non dans les champs de texte libre. Nous ne sommes pas responsables du contenu des champs de texte libre saisis par nos clients, sauf dans la mesure où ils seront protégés de la même manière que les autres informations que nous traitons.

2. Vos responsabilités en matière de protection des renseignements personnels en ligne

En utilisant nos Services et nos Sites, vous acceptez de prendre des mesures de base pour assurer votre confidentialité en ligne. Vous acceptez de vous déconnecter des sites lorsque vous avez terminé et de protéger vos informations contre les autres utilisateurs. Vous acceptez également de ne pas partager votre mot de passe ou votre identifiant de connexion nécessaire pour utiliser nos Services avec qui que ce soit. De plus, vous acceptez de prendre des précautions raisonnables contre les logiciels malveillants et les virus en installant un logiciel antivirus pour protéger vos activités en ligne.

3. Collecte de renseignements personnels

Nous prenons votre vie privée au sérieux et appliquons des contrôles de protection des renseignements conformément aux normes et pratiques de l'industrie pour protéger vos renseignements personnels et protéger votre anonymat. Les renseignements personnels recueillis par le biais de nos Services et Sites sont uniquement dans le but de vous fournir les services décrits dans la présente Politique de confidentialité. Synerion ne recueille pas plus d'informations que celles qui sont nécessaires pour fournir un haut niveau de service ou si les lois applicables de votre juridiction l'exigent.

Certains de ces renseignements personnels peuvent être saisis directement par les employés de nos clients, mais la plupart des renseignements personnels sont recueillis par nos clients au nom de leurs employés, dans le cadre de l'utilisation de nos Services.

Certains autres renseignements personnels peuvent être recueillis lorsque vous utilisez les sections de contact et d'abonnement de nos Sites ou lorsque vous utilisez notre chatbot.

Nous pouvons également recueillir des informations en observant comment les utilisateurs interagissent avec nos sites et services. Nous recueillons ces informations afin d'améliorer et d'améliorer continuellement la fonctionnalité de nos Services. Nous recueillons certaines informations automatiquement. Ces informations peuvent inclure les adresses IP, le type de navigateur, le fournisseur de services Internet (FSI), les pages de renvoi et de sortie, le système d'exploitation, l'horodatage et/ou les données de flux de clics.

De plus, lorsque vous interagissez avec nos Sites et Services, nous pouvons recueillir des informations techniques et de navigation anonymes, telles que le type de navigateur d'ordinateur, les informations sur les cookies, les pages visitées et le temps moyen passé sur nos Sites. Ces informations ne vous identifient pas personnellement et peuvent être utilisées, par exemple, pour vous avertir de problèmes de compatibilité logicielle, répondre à vos demandes de services, effectuer des recherches ou analyser et améliorer la fonctionnalité de nos produits.

4. Consentement des employés des clients

Les clients sont les responsables du traitement des renseignements personnels de leurs employés et sont responsables d'obtenir le consentement de leurs employés lorsqu'ils recueillent des informations relatives à nos Services. Synerion traite les renseignements personnels uniquement à la demande de ses clients et n'a aucune relation directe avec les employés dont nous traitons les informations.

5. Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

5.1 Renseignements personnels recueillis dans le cadre de nos Services

Les renseignements personnels traités par Synerion pour le compte de ses clients peuvent inclure des informations de contact telles que le nom, le numéro de téléphone professionnel et l'adresse e-mail professionnelle ou des identifiants uniques tels que le numéro d'employé ou des informations biométriques (voir la section 6 ci-dessous), ainsi que toute autre information que vous nous fournissez lorsque vous saisissez des informations dans les champs de texte libre de nos Services. Ces informations sont utilisées pour créer l'accès aux fonctionnalités de nos Services, pour envoyer des alertes ou des notifications liées au traitement et pour contacter les utilisateurs des Services à la demande du client.

Nos Services permettent d'utiliser et de stocker d'autres informations liées au travail, telles que le numéro de téléphone de la personne-ressource, les licences professionnelles et l'adhésion à un syndicat. Nos clients déterminent lesquels de ces champs sont nécessaires à leurs opérations et ont le contrôle exclusif sur ces informations.

Nous ne recueillons ni ne traitons sciemment des renseignements personnels sur la santé dans le cadre de nos responsabilités en matière de traitement des données.

Il est recommandé aux clients d'éviter de stocker des renseignements sensibles sur leurs employés qui ne sont pas nécessaires au fonctionnement des Services, comme les numéros d'assurance sociale et les renseignements personnels sur la santé, ou d'autres renseignements personnels tels que le sexe, les adresses domiciliaires, les numéros de téléphone et les dates de naissance.

5.2 Renseignements personnels recueillis lors de l'utilisation de nos sites

Lorsque vous utilisez la section contact, la section abonnement et le chatbot de nos Sites, nous pouvons recueillir vos prénom, nom de famille, e-mail professionnel, numéro de téléphone et toute autre information que vous nous fournissez lorsque vous utilisez notre chatbot.

6. Collecte de renseignements biométriques pour certains de nos services

Dans le cadre des Services du système automatisé Synerion, les clients peuvent utiliser des horodatages biométriques pour identifier les employés à des fins de chronométrage. Pour utiliser de tels appareils, le client doit recueillir les données biométriques de ses employés (pour la reconnaissance faciale ou des empreintes digitales). Nos clients recueillent ces données sur les employés en utilisant les dispositifs biométriques d'horodatage et les logiciels connexes. Une fois saisis par le client, les renseignements biométriques d'un employé sont convertis en une chaîne de données chiffrée (c.-à-d. un modèle biométrique). Les données biométriques cryptées sont stockées sur l'appareil lui-même au site contrôlé par le client et les informations sont également stockées en toute sécurité par Synerion sur ses serveurs. Les données biométriques cryptées stockées par Synerion se composent uniquement de la chaîne de données cryptée créée à partir d'algorithmes mathématiques, et non des données biométriques réelles (empreintes digitales, images faciales, empreintes de mains, etc.).

Il incombe exclusivement au client qui recueille, saisit, stocke ou utilise autrement des renseignements biométriques relatifs à une personne :

1. Informer l'employé auprès duquel les renseignements biométriques seront recueillis, par écrit et avant de recueillir les renseignements biométriques de l'employé, que ces renseignements personnels sensibles sont recueillis, stockés ou utilisés ;
2. Indiquer, par écrit, les fins précises et la durée pendant lesquelles les renseignements biométriques sont recueillis, stockés ou utilisés ;
3. Recevoir un consentement écrit de l'employé (ou d'un représentant légalement autorisé) autorisant le client et Synerion à recueillir, stocker et/ou utiliser les renseignements biométriques et autorisant le client à divulguer ces informations biométriques (cryptées) à Synerion ou à tout autre fournisseur de services tiers client.

Il est de la responsabilité exclusive du client d'élaborer, de tenir à jour et d'informer tous les employés concernés de toute politique relative à la collecte de renseignements biométriques. Le client doit maintenir ses propres politiques et processus de collecte, d'utilisation, de divulgation, de transfert, de conservation et de stockage des données conformément à toutes les lois applicables. Lorsque la loi l'exige, le client accepte d'adopter une politique de confidentialité conforme à toutes les lois applicables régissant la collecte, l'utilisation, la divulgation, le transfert, la conservation et le stockage des renseignements personnels, ainsi que les exigences en matière de déclaration aux organismes de réglementation de la protection de la vie privée applicables.

7. Qui a accès à vos renseignements personnels

Les représentants du soutien à la clientèle et le personnel de développement et de mise en œuvre de Synerion ont accès à certaines informations sur les transactions afin de répondre aux questions des clients concernant nos Services.

À la demande de ses clients, Synerion peut fournir des renseignements personnels à des tiers désignés tels que des organismes de traitement des paiements et des banques. Synerion peut également partager des informations avec des fournisseurs de services directement liés aux Services pour lesquels nous avons été contactés ou contractuels.

De temps à autre, Synerion peut également fournir à des tiers des renseignements globaux qui ne sont liés à aucune personne.

La seule exception à toute partie de cette section est si Synerion est contrainte de le faire par une autorité gouvernementale dûment habilitée et par les lois applicables.

Vos informations personnelles sont stockées dans des centres de données dont les emplacements dépendent de votre juridiction, dont les détails sont spécifiés dans notre politique d'hébergement accessible à l'adresse [https://www.synerion.com/hosting-delivery-policies/].

8. Conservation, stockage et destruction des données

Nos Services ont besoin de données, y compris des renseignements personnels, pour fonctionner efficacement. Seul le client détermine la durée pendant laquelle il souhaite conserver les dossiers des employés dans le système.

Lorsqu'un client n'est plus client de Synerion, les données et les renseignements personnels sont retirés des systèmes Synerion dans les 60 jours.

Sinon, Synerion conserve vos renseignements personnels à des fins commerciales, aussi longtemps que votre compte est actif et/ou aussi longtemps qu'il est raisonnablement nécessaire pour vous fournir nos Services. Synerion conservera également vos renseignements personnels dans la mesure raisonnablement nécessaire pour se conformer à nos obligations légales, résoudre les différends et appliquer nos ententes. Nous pouvons également conserver des copies en cache ou archivées de vos renseignements personnels pendant une période raisonnable. À tout moment, vous pouvez retirer votre consentement et nous arrêterons immédiatement de traiter vos données, sous réserve de votre juridiction et de nos obligations légales ou contractuelles.

9. Sécurité

Nous prenons des précautions raisonnables et appropriées, y compris des mesures administratives, techniques, personnelles et physiques, pour protéger les renseignements personnels contre la perte, l'utilisation abusive, le vol et l'accès, l'utilisation, la divulgation, la modification et la destruction non autorisés. Nous utilisons également le cryptage Secure Sockets Layer (SSL) lors de la transmission de renseignements personnels sensibles. Veuillez garder à l'esprit qu'en raison de la nature inhérente d'Internet, il n'y a aucun moyen de rendre la transmission de données électroniques entièrement à l'abri de l'intrusion.

10. Vos choix d'option/de désinscrire

Vous pouvez « choisir » et/ou « refuser » certaines utilisations de vos renseignements personnels. Par exemple, vous pourriez avoir la possibilité de choisir si vous souhaitez recevoir de la correspondance par courriel de notre part. Vos renseignements personnels ne seront pas partagés avec des fournisseurs de services tiers à moins que vous n'ayez donné votre consentement écrit préalable. Vous aurez la possibilité de vous désabonner des messages électroniques commerciaux de Synerion en cliquant sur le lien « désabonnement » ou « désabonnement » dans les courriels que vous recevrez. Vous pouvez également en faire la demande par courriel à Courriel : privacy.na@synerion.com

Veuillez prendre note que si vous choisissez de ne plus recevoir de messages électroniques commerciaux de notre part, nous pouvons toujours communiquer avec vous dans le cadre de votre relation, de vos activités, de vos transactions et de vos communications avec nous.

11. Vos droits en matière de protection des données

Nous encourageons les utilisateurs de notre site à accéder à leurs renseignements personnels, à les mettre à jour, à les modifier et à les tenir à jour.

Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements personnels pour mettre à jour, corriger ou supprimer, désindexer ou limiter l'utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, ou demander une copie de vos renseignements personnels.

En ce qui concerne l'utilisation des Services, les employés qui souhaitent consulter, mettre à jour, supprimer, désindexer ou compléter leurs renseignements personnels peuvent le faire en communiquant directement avec leur employeur qui a fourni les renseignements personnels à Synerion pour faire la demande, ou bien par courriel à Courriel : privacy.na@synerion.com

En ce qui concerne l'utilisation des Sites, les utilisateurs qui souhaitent consulter, mettre à jour, supprimer, désindexer ou demander une copie de leurs renseignements personnels peuvent le faire en soumettant une demande par courriel.

Les personnes à l'extérieur de l'UE peuvent également utiliser notre courriel pour déposer des plaintes au sujet de votre vie privée et de notre collecte ou utilisation de vos renseignements personnels.

12. Utilisation, divulgation et partage des renseignements personnels

Synerion ne divulgue pas les renseignements personnels qu'elle détient à des tiers, sauf dans les circonstances exceptionnelles suivantes :

• Tiers parties : Synerion ne louera ni ne vendra vos renseignements personnels à des tiers, mais peut divulguer des renseignements personnels à des fournisseurs et fournisseurs de services tiers qui travaillent avec Synerion (tels que des sociétés d'hébergement de sites Web ou d'infrastructures, des fournisseurs de communications, des fournisseurs de courrier électronique, des sociétés d'analyse, des sociétés de traitement de cartes de crédit et d'autres fournisseurs de services similaires qui utilisent ces informations en notre nom). Nous ne partagerons des renseignements personnels avec ces fournisseurs et fournisseurs de services que pour nous aider à vous fournir les services à votre demande et conformément à notre accord respectif. Nous veillerons à ce que des clauses contractuelles appropriées soient en place pour assurer la conformité avec les lois applicables en matière de protection des données.
• Fins de l'entreprise Dans le cadre d'une transaction commerciale potentielle, Synerion peut divulguer des renseignements personnels lorsque Synerion a conclu une entente qui restreint l'utilisation et la divulgation de ces données uniquement à des fins liées à la transaction, protège les données par des mesures de sécurité appropriées à la sensibilité des renseignements personnels et, si la transaction ne se déroule pas, les données sont retournées à Synerion ou détruites dans un délai raisonnable. En ce qui concerne les renseignements personnels des employés, Synerion peut divulguer des renseignements personnels si cela est nécessaire pour établir, gérer ou mettre fin à une relation de travail, comme le permettent les lois applicables.
• Raisons juridiques et de sécurité : Synerion peut être tenue de divulguer des renseignements personnels à des organismes d'application de la loi, à des organismes gouvernementaux ou à d'autres entités juridiques. Nous pouvons divulguer des informations requises par la loi, un litige ou pour des raisons de sécurité nationale pour nous conformer à un processus juridique valide, y compris des assignations à comparaître, des ordonnances judiciaires ou des mandats de perquisition, et dans la mesure autorisée par les lois applicables. Nous pouvons également avoir besoin de divulguer des renseignements personnels en cas d'urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d'une personne. Si les données demandées sont détenues pour le compte d'un client, Synerion consultera le client, sauf si la loi l'interdit. Synerion peut notamment être tenue de divulguer des renseignements à votre insu ou à votre insu si : (i) il est raisonnable de s'attendre à ce que la divulgation à votre connaissance ou à votre consentement compromette une enquête sur une violation d'un accord ou une infraction à la loi ; (ii) elle est raisonnable aux fins de prévenir, détecter ou supprimer la fraude et s'il est raisonnable de s'attendre à ce que la divulgation à votre connaissance ou votre consentement compromette la capacité de prévenir, de détecter ou de supprimer la fraude ; (iii) il est nécessaire d'identifier une personne blessée, malade ou décédé d'une institution fédérale ou de son plus proche parent ou représentant autorisé et, si la personne est en vie, avec notification à la personne.
• Par le biais de liens vers des sites Web, des services et des applications de tiers : L'utilisation de nos Sites ou Services peut être liée à des sites Web, services et applications de tiers. Synerion n'est pas responsable des renseignements personnels recueillis par ces moyens. Les renseignements recueillis par de tels moyens sont exclusivement régis par la politique de confidentialité du site Web du tiers. Toutes les interactions que vous avez avec ces sites Web, services ou applications échappent au contrôle de Synerion.

13. Transfert international de renseignements personnels

Synerion peut partager des informations sur les clients au sein de notre famille d'entreprises à diverses fins, par exemple pour vous fournir les dernières informations sur nos Services et vous offrir nos dernières promotions. Afin de faciliter ses opérations à l'échelle mondiale, Synerion peut transférer des renseignements personnels de votre pays d'origine vers d'autres sites Synerion à travers le monde. Afin de protéger vos renseignements personnels, nous ne transférerons les données qu'aux pays qui offrent un niveau de protection des renseignements personnels « adéquat ». Si les données sont transférées vers des pays ne bénéficiant pas d'une protection « adéquate » telle que déterminée par le Parlement européen, ou Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (province du Québec, Canada), nous utiliserons des mesures de protection supplémentaires pour assurer la protection de vos données. Dans les cas où le Règlement général sur la protection des données (RGPD) entre dans le champ d'application, nous nous appuierons sur les clauses contractuelles types comme mécanisme de transfert légal qui sera défini dans l'accord de traitement des données signé avec le client.

14. Tiers susceptibles de recevoir des données personnelles (transfert ultendant)

Synerion peut engager des contrats avec des fournisseurs de services tiers et d'autres entités pour aider à fournir nos services aux clients en effectuant certaines tâches en notre nom. Ces fournisseurs tiers peuvent offrir du soutien à la clientèle, des services de stockage de données (centres de données) ou des opérations techniques. Synerion maintient des contrats avec ces tiers qui restreignent leur accès, leur utilisation et leur divulgation de données personnelles conformément à nos obligations en matière de bouclier de protection des données et aux lois applicables en matière de protection de la vie privée. Ces tiers peuvent accéder, traiter ou stocker des données personnelles dans le cadre de la prestation de leurs services. À moins que nous ne vous disions autrement, nos agents n'ont aucun droit d'utiliser les renseignements personnels ou autres informations que nous partageons avec eux au-delà de ce qui est nécessaire pour nous aider. Par la présente, vous consentez à ce que nous partagions vos renseignements personnels avec nos agents. Nous pouvons être tenus responsables du transfert approprié de données personnelles de l'UE et de la Suisse à des tiers.

15. Votre droit d'accès à vos données

En vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD), nous reconnaissons le droit des personnes de l'UE, de la Suisse et du Royaume-Uni d'accéder à leurs données personnelles. Veuillez consulter « Vos droits en matière de protection des données » pour obtenir des instructions précises sur la façon dont vous pouvez accéder à ce droit.

16. Votre capacité de choisir la façon dont vos données seront utilisées

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), les particuliers de l'UE, de la Suisse et du Royaume-Uni peuvent « choisir » et/ou « refuser » certaines utilisations de vos informations personnelles. Pour plus de détails sur la façon dont vous pouvez exercer vos choix, veuillez consulter la section « Vos choix d'option/d'option/de retrait » de la présente Politique de confidentialité.

17. Loi sur la protection des renseignements personnels des consommateurs de Californie

Le 1er janvier 2020, la California Consumer Privacy Act of 2018 (CCPA) est entrée en vigueur et établit de nouvelles exigences et droits relatifs aux renseignements personnels des consommateurs californiens. Cliquez ici pour plus de détails sur Synerion et la California Consumer Privacy Act.

18. Communiquez avec nous

Afin d'exercer vos droits en matière de protection des données ou si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes concernant cette politique de confidentialité, le programme de confidentialité en général ou le traitement de vos informations personnelles, ou si vous souhaitez examiner, supprimer ou mettre à jour les informations que nous avons sur vous ou vos préférences, les demandes doivent être soumises par e-mail Courriel : privacy.na@synerion.com

Agent de protection des renseignements personnels

Lee Lipes, COO

Synerion Amérique du Nord

10 Carlson Court, bureau 302

Toronto, ON, Canada, M9W 6L2

1-877-816-8463

19. Mises à jour de la présente politique

Nous pouvons avoir besoin de changer, modifier et/ou mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre et nous nous réservons le droit de le faire sans préavis et à tout moment. Si nous apportant des changements dans la façon dont les renseignements personnels sont utilisés ou gérés, toutes les mises à jour seront affichées ici. Vous devriez donc également revoir cette politique de confidentialité périodiquement. Votre utilisation continue des Sites et des Services après la publication de tels changements sera automatiquement considérée comme votre acceptation de tous les changements.

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