Méthodologie d’implémentation:
L’équipe de Synerion fournira une configuration guidée qui guidera le client à travers un assistant de mise en œuvre pour configurer le système. L’équipe de Synerion aidera également le client à s’assurer que les employés sont correctement entrés dans le système et que le système capture l’heure correctement. Une fois la configuration terminée, le client est en “parallèle” et l’assistance Synerion les aidera à s’assurer que le système exporte correctement les données vers le système de paie. Le modèle Express s’appuie sur les 30 ans et plus de Synerion dans l’industrie pour recommander une approche de configuration optimale. La formation est basée sur une combinaison de vidéos sur des aspects clés du système et une aide intégrée qui emmène le client étape par étape à travers des actions communes. Une formation dirigée par un instructeur à distance est disponible à un coût supplémentaire.
Caractéristiques du système
Caractéristiques du système Express disponible
Synerion Agile Express est disponible en tant qu’offre cloud via un modèle commercial SaaS (Software as a Service). Le client est facturé mensuellement en fonction de son utilisation (pour plus de détails, se reporter au document FAQ SaaS Billing). Les caractéristiques du système suivantes sont disponibles avec le modèle express:
- Temps et présence
- Planification
- Libre-service des employés
- Demandes d’absence
- Punch Web
- Feuilles de temps hebdomadaires
- Accumulation
- Intégration de services Web
- Exportation de la paie vers un système pris en charge (voir l’annexe A)
Collection de temps
- Les poinçons Entrée et Sortie peuvent être utilisés avec toutes les terminaux de poinçonnage, y compris le poinçon web
- Pauses et repas peuvent être poinçonné en utilisant des poinçons Entrée et Sortie
- Les feuilles de temps prend en charge les rapports basés sur la durée
Périodes de paie
Les types de période de paie suivants sont disponibles via le système:
- Hebdomadaire
- Bi hebdomadaire
- Semi-mensuelle
- Mensuel
Heures supplémentaires
Le système prend en charge plusieurs configurations d’heures supplémentaires différentes:
- Heures supplémentaires quotidiennes
- Heures supplémentaires hebdomadaires
- Heures supplémentaires bihebdomadaires
Règles de travail
Hebdomadaire
- Un changement statique avec des jours travaillés et des heures qui se répètent chaque semaine à moins d’une absence prévue ou d’un jour férié.
Planification (disponible avec le module de planification uniquement)
- Les jours de travail, les heures de début et les heures de fin sont tous variables et peuvent être définis par employé. Ceux-ci peuvent se répéter, changer chaque semaine ou être définis comme une rotation de plusieurs semaines.
Ouvert
- Tout le temps poinçonné est payé. Aucune absence ou exception tardive / hâtive n’est générée. La planification des absences nécessite le module de planification.
Feuille de temps (nécessite ESS avec feuilles de temps)
- Du lundi au vendredi jours requis. Les employés remplissent la durée de travail. Le temps peut être suivi par rapport aux départements et aux niveaux de travail.
Remarques
- Toutes les règles à l’exception du module Feuilles de temps peuvent être configurées avec des arrondis et des pauses
- Toutes les règles peuvent être configurées avec des primes, des heures supplémentaires quotidiennes et des autorisations automatiques
- Les règles hebdomadaires peuvent être configurées pour payer des heures supplémentaires ou double temps le week-end, tous les autres types de règles commencent par des intervalles réguliers jusqu’à ce que le seuil des heures supplémentaires soit atteint.
Arrondir
Poinçon Arrondi
- Les poinçons Entrée et Sortie peuvent être arrondis toutes les 5, 6, 10, 15, 30 ou 60 minutes.
- Lorsqu’il est utilisé, l’arrondi est actif à tout moment (avant, pendant et après le quart de travail)
- Les poinçons Entrée peuvent avoir des valeurs d’arrondi différentes de celles des poinçons Sortie
Pause arrondie
- Les longues pauses peuvent être arrondies selon la durée
- Les courtes pauses sont automatiquement arrondies à la durée minimale de la pause
Remarques
- Le temps est calculé en utilisant les valeurs arrondies
- Les valeurs poinçonnées d’origine sont toujours disponibles dans le système
- L’arrondissement des quarts est basé sur des poinçons individuels, pas sur la durée du quart
Pauses
Les clients ont la possibilité de configurer différents repas et autres pauses pendant la journée.
- Les pauses sont configurées avec une durée minimale
- En cas d’impayé, la pause peut être configurée pour être déduite automatiquement sans poinçons
- Si payé, la pause sera payée jusqu’à une durée spécifiée et tout ce qui est à l’extérieur est impayé
- Les pauses peuvent être prises dans n’importe quel ordre, et à tout moment dans le quart de travail
- Les pauses peuvent être arrondies en utilisant les valeurs d’arrondi indiquées dans la section d’arrondi ci-dessus
- Tout nombre de pauses (repas, pauses payées, pauses non payées) peut être configuré en une seule règle
Primes
Les primes sont des montants de temps (par exemple 8 heures de prime de nuit) payés en plus des heures régulières travaillées. Les types suivants sont les primes sont pris en charge:
Prime de quart
- Les primes de quart peuvent être configurées pour payer toutes les heures travaillées pendant un quart de travail ou dans une zone de temps spécifique
Primes manuelles
- Les primes peuvent être ajoutées manuellement à la carte de temps d’un employé par un superviseur
Accumulation
Le client peut configurer différents paquets d’accumulation qui sont des combinaisons d’avantages tels que:
- Vacances
- Malade
- Temps accumulé (mis en banque)
- Autres
Remarques
- Toutes les heures accumule sont calculées en heures
- Plusieurs forfaits d’accumulation peuvent être configurés pour différents types d’employés
- Les montants des dépôts à reporter peuvent être configurés pour changer en fonction du nombre d’années passées avec l’entreprise
- Les périodes d’accumulation sont basées sur une date de calendrier fixe (par exemple du 1er janvier au 31 décembre)
- Le temps peut être banquer à l’heure normale ou à temps et demi
- Chaque banque peut être vide ou reportée (100% du solde) à la fin de la période d’accumulation
L’intégration
Synerion a construit des intégrations de services Web spécifiques avec certaines des plus grandes sociétés de paie en Amérique du Nord. Cette intégration permet de récupérer automatiquement les informations sur les employés à partir du système de paie en temps quasi réel pour offrir une expérience d’intégration unique au client. La structure du département est synchronisée entre les deux systèmes. Les informations sur les coûts des travaux et de la main-d’œuvre ne sont pas synchronisées.
Les systèmes de paie pris en charge sont les suivants:
Rôles de l’utilisateur
Les autorisations utilisateur sont définies dans le modèle express. Il y a trois rôles: Administrateur, Superviseur et Employé (ESS)
Définition du rôle d’administrateur
- A accès à tous les employés
- Peut modifier les données de profil d’employé
- A accès aux principales fonctions telles que la planification, les modifications des fiches de présence, la gestion des absences et les rapports
- A accès à des fonctions de sécurité plus élevées telles que l’ajustement des paramètres du système, l’exécution de l’exportation de la paie et la réinitialisation des mots de passe
Définition du rôle de superviseur
- L’accès peut être limité par département
- Dispose d’un accès en lecture seule aux données de profil d’employé
- A accès aux principales fonctions telles que la planification, les modifications des fiches de présence, la gestion des absences et les rapports
Libre-Service Employés
La fonctionnalité libre-service employés couvre les fonctionnalités décrites ci-dessous en fonction de la licence du client. Plusieurs «profils» d’employé libre-service pour exposer différentes fonctionnalités à différents groupes d’employés. Les fonctions libre-service employés sont accessibles depuis n’importe quel appareil avec un navigateur actuel connecté à Internet. Les employés peuvent avoir accès aux absences des autres employés de leur service.
- Poinçon Web
- La possibilité de demander une absence
- Rapports basés sur les employés
- La possibilité pour un employé de voir les absences de son département dans un calendrier
- La possibilité pour un employé de voir son horaire
Annexe A – Interfaces de paie prises en charge Express
Voici une liste des interfaces de paie prises en charge incluses avec Express.
| Provider | Product | |
| 1 | ADP | Workforce Now |
| 2 | ADP | PCPW |
| 3 | ADP | Pay at Work |
| 4 | ADP | Pay Specialist |
| 5 | Acomba | Acomba (Pimport Tbl7) |
| 6 | Attache | Attache |
| 7 | Ceridian | HPL |
| 8 | Ceridian | Insync Red |
| 9 | Ceridian | Insync Blue |
| 10 | Ceridian | Payflex |
| 11 | Ceridian | PowerPay |
| 12 | Banque Nationale | Nethris |
| 13 | Banque Nationale | Paie PC / PC Payroll |
| 14 | Banque Nationale | Paie Expert |
| 15 | Cytronics | Cytronics |
| 16 | Desjardins | Employeur D Unique |
| 17 | Desjardins | Paie PC / PC Payroll |
| 18 | Easypay | EasyPay |
| 19 | Easypay | EasyPay Version 2 |
| 20 | Fidelity | Fidelity |
| 21 | Frontier Software | Chris 21 |
| 22 | Microsoft | Great Plains |
| 23 | Micropay | Meridian |
| 24 | Microsoft | Microsoft Dynamics |
| 25 | Minotaur | Canadian Payroll |
| 26 | NEBS | PAYweb |
| 27 | Orange Digital | EMPulse Series 6 |
| 28 | Paycard | Paycard |
| 29 | Paychex | Time 0002 |
| 30 | QLab Systems | Paydirt |
| 31 | QuickBooks | QuickBooks (version 6) |
| 32 | Rockfast | Timesheet |
| 33 | Talent2 | NPS |
Annexe B – Éléments de configuration supplémentaires
Certains scénarios sont pris en charge par le produit Synerion Agile mais ne sont pas configurables via le portail Express. Ces configurations seront citées séparément et configurées, une fois que le client aura terminé le processus d’implémentation Express.
| Sujet | Scénario | Exemple |
| Interfaces de paie | Une interface de paie vers un système de paie non standard (voir l’annexe A pour la liste des systèmes pris en charge) | Mon entreprise a une exportation de paie pas dans la liste standard
Mon entreprise exporte paie à 2 ou plusieurs entreprises de paie distinctes. |
| La langue | Noms personnalisés pour les types de perforations ou les noms de la semaine. | Lundi s’appelle soit Mon. ou Lun., dans le système par défaut –
Appel lundi – MON / LUN ou Jour 1, rien d’autre … serait une configuration supplémentaire Les poinçons sont appelés In ou Entrée. |
| Poinçonnage | Scénarios poinçon spéciaux | Une seule touche (toutes les poinçon identiques) où les utilisateurs poinçonnes et où le système détermine s’il s’agit d’une poinçon Entrée ou Sortie ou d’une poinçon de rupture explicite (pauses commence et pauses termine) nécessitent une configuration supplémentaire |
| Rôles de sécurité | Des rôles personnalisés peuvent être créés pour ajouter ou supprimer des fonctions et des modules | Rôles statiques basés sur les meilleures pratiques, cependant, si vous avez besoin que les employés modifient leurs profils RH ou les rôles de sécurité personnalisés, cela nécessite une configuration supplémentaire |
| Règles de travail | Heures de début et de fin de la période flexible (zones d’entrée et de sortie acceptables) | L’employé peut entrer entre 8 et 10 et laisser entre 3 et 5 |
| Temps de bonus automatique intégré dans les règles de travail | Les employés changent de vêtements à l’heure de l’entreprise, un paiement de 15 minutes est ajouté au temps poinçonné pour couvrir cela. | |
| Règles automatiques de poinçon (par exemple pour le personnel salarié) | Les employés salariés sont suivis dans le système aux fins du suivi des absences, mais je veux exporter leurs heures avec tous les autres employés ou je veux générer des rapports et voir les heures régulières ou les heures d’absence.
Le système générera des poinçons automatiques pour ces employés. |
|
| Employés multi-équipes par affectation automatique pour corriger le quart de travail | La société fonctionne sur des équipes de roulement, le système permettra de déterminer le bon décalage en fonction du temps de poinçonnage.
Exemple : de 7h à 15h, de 15h à 23h, de 11h à 7h (le système s’accorde pour changer en fonction des poinçon) |
|
| Règles de rotation hebdomadaire prédéfinies | J’ai des employés qui travaillent un quart de semaine, suivis d’un quart de nuit ou d’un quart de travail continental et je ne veux pas planifier cela, cela devrait être automatiquement conçu selon une règle de travail. | |
| Les règles sur les feuilles de temps et les règles ouvertes prévoient une participation fixe, du lundi au vendredi, le samedi et le dimanche sont des jours optionnelle | J’ai des feuilles de temps où les employés sont tenus de travailler seulement certains jours de la semaine, et je ne veux pas qu’ils soient marqués comme absents quand ils manquent ces jours-là. | |
| Arrondir | Express Portal prend en charge l’arrondi des poinçons.
Vous ne pouvez pas avoir d’arrondi spécial au début ou à la fin du quart de travail. Tous les poinçons d’entrée seront arrondis de la même manière. Tous les poinçons de sortie seront arrondis de la même manière. |
Je peux arrondir le temps pour tous les employés, je ne peux pas arrondir différemment les poinçons au début ou à la fin d’un quart de travail que le reste de la journée. |
| Le portail Express ne prend pas en charge l’arrondi de la durée pour les postes de travail | Les poinçons de mes employés sont arrondis à des intervalles de 15 minutes, mais la longueur du quart varie en fonction des longueurs de pauses | |
| Pauses | Pas de durée minimale | Les pauses pour les employés n’ont pas de durée minimale, ne déduisent que ce qu’elles prennent, avec une durée de pause arrondie |
| Payer une partie de la pause | Les employés peuvent être en pause pendant 1 heure, mais seulement les 30 premières minutes sont payées | |
| Grâce 1 fois | Autorisé 5 minutes en retard par jour une fois … les pauses arrondiront toutes les durées | |
| Ordre spécifique des pauses, ou zone spécifique de la journée | Par défaut, les pauses sont mises en correspondance en fonction du temps d’absence et non de l’ordre d’absence.
Exemple : L’employé est en pause pendant 20 minutes, 15 minutes et 12 minutes pendant la journée avec 2 pauses payées de 15 minutes et un repas non payé de 30 minutes. Le système utilisera la plus longue absence pour le repas, peu importe le moment du début des pauses. |
|
| Primes | Primes nécessitant des interactions de débit (multiplication, valeurs de taux explicites)
Les primes qui ne s’appliquent qu’à des groupes d’employés spécifiques ne sont pas disponibles, les employés doivent utiliser des règles / modèles de planification spécifiques.
Des primes d’employé uniques |
Les employés travaillant selon une règle ou un horaire bénéficient d’une heure supplémentaire pour chaque heure travaillée.
Les employés qui travaillent sur une règle ou un horaire bénéficient d’une heure supplémentaire lorsqu’ils travaillent entre des heures spécifiques. |
| Paiements de la prime en masse en fonction d’un quart de travail | L’employé reçoit un bonus de prime pour répondre aux exigences de présence | |
| Primes avec taux | Les employés reçoivent une prime qui est un multiple de leur taux calculé.
Les employés obtiennent un taux spécifique pour chaque heure de la prime, ce taux varie en fonction du règles |
|
| Primes de Service/Department | Je reçois un supplément de 0,50 par heure quand je travaille dans le département. X | |
| Primes qui ne sont actives que pour une période calendaire spécifiée | Pendant la saison de Noël, l’employé reçoit 1 $ / heure | |
| Primes qui ne sont actives que si un nombre spécifié d’heures travaillées dans la zone des primes est atteint | Vous devez travailler 3 heures après 23 heures pour obtenir la prime de nuit | |
| Heures supplémentaires | La banque automatique des heures supplémentaires | Les employés ne sont pas rémunérés en heures supplémentaires, tous les heures travaillées en sus de l’horaire sont automatiquement remplacées |
| Les heures supplémentaires quotidiennes sont calculées de la même manière pour tous les jours de la semaine. Si le client doit payer le samedi en heures supplémentaires ou le dimanche au double-temps, cela nécessite une configuration spécifique | La compagnie a une pratique établie selon laquelle le travail de fin de semaine est toujours du temps supplémentaire pour les clients de planification ou de feuilles de temps.
Pour être clair, les employés qui travaillent du lundi au vendredi sur des quarts de travail réguliers, cela peut déjà |
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| Heures accumulée | Heures accumulée et dépôts basés sur la date d’embauche | Mes dépôts de garantie et de roulement surviennent à l’occasion de mon anniversaire de travail, au lieu d’une date qui s’applique à tous les employés qui partagent la prestation |
| Temps en banque régulier et heures supplémentaires à différents multiplicateurs | Si je mets 1 heure d’heures supplémentaires, cela compte pour 1,5 heure de temps accumulé | |
| Banque d’accumulation partagée entre maladie, vacances, autres prestations … | J’ai 14 jours de maladie + temps de vacances. Chaque article suivi doit être utilisé individuellement, la banque de vacances est attachée au temps de vacances et la banque de maladie est liée au temps de maladie | |
| Report sur des banques à accumulation partielle | Les employés doivent utiliser leur allocation de vacances au cours de l’année, mais peuvent passer jusqu’à une semaine dans la nouvelle année. | |
| Transférer des vacances dans une banque gérée séparément | Le temps de vacances doit être épuisé dans l’année accordée, il y a une période de grâce de 3 mois pour finir en utilisant les vacances de l’année dernière. La dotation des années précédentes doit être épuisée en premier | |
| Les heures accumulées peuvent être basées sur les qualifications des employés assignées dans le profil de l’employé | Différents groupes d’employés doivent être gérés avec différents avantages sociaux. Les employés ne peuvent pas modifier les forfaits une fois démarrés. |